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Tres Estrategias para Simplificar la Gestión de Información del CTO

La cantidad de información que un CTO maneja semanalmente puede ser abrumadora. 

Con un ámbito de responsabilidad tan amplio, constantes interrupciones, necesidades de otros departamentos e incidentes, la información se acumula rápidamente. Es fácil perder el foco, olvidar conversaciones importantes o saltar de un tema a otro con un constante sentido de urgencia. 

Menos enfoque, más estrés y peores resultados.

Sin embargo, existen pequeñas acciones que pueden ayudarte a simplificar gradualmente la gestión de información.

1. Crea un Sistema de Captura Sencillo y Automático

Implementa un sistema de captura centralizado y automatizado basado en la metodología GTD de David Allen. Este sistema debe ser sencillo y no más de dos pasos.

Recomendaciones:

  • Herramientas: Utiliza Jira, Trello, Google Tasks, o Redmine.
  • Automatización: Emplea Slack Workflow, Make o Zapier.

Ejemplo práctico: Configura un canal en Slack donde, al reaccionar con un emoji específico, la información se capture automáticamente en un proyecto de Jira.

2. Automatiza Sistemas de Reporte

Crear un feed automático en tu plataforma principal puede reducir significativamente la carga cognitiva generada por la dispersión de información.

Acciones recomendadas:

  • Utiliza Jira Automation para enviar actualizaciones periódicas a Slack.
  • Configura estos reportes de manera que no interrumpan tu flujo de trabajo.

Beneficio: Menos caos, más control.

3. Organiza una Sesión Semanal de Trabajo

Bloquea una hora específica cada semana para trabajar en tu backlog. Esta sesión debe ser inamovible; si tienes conflictos, reprograma pero no la omitas.

Usa este tiempo para:

  • Revisar la información capturada.
  • Eliminar tareas irrelevantes.
  • Actualizar el estado de las tareas completadas.
  • Clarificar y planificar las siguientes acciones.

4. Desarrolla Rutinas de Gestión de Información

Desarrollar y mantener rutinas es crucial para evitar convertirte en un cuello de botella.

Consejo:

Programa revisiones estratégicamente, por ejemplo, los lunes para preparar la semana o antes de reuniones clave.

Resultado: Menos complejidad y mejor adopción de nuevas prácticas.

Con la implementación de estos sistemas y rutinas, reducirás el estrés y mejorarás tanto tu eficiencia como la de tu equipo. Estos cambios, aplicados de manera gradual, transformarán significativamente la gestión de información y contribuirán a alcanzar mejores resultados.




Este artículo se publicó antes en mi newsletter «Liderazgo Táctico».


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