Todo el mundo se reune hoy en día en las empresas varias veces a la semana. En función del ámbito de trabajo puede ser para cosas diferentes. Definir producto, reuniones de reporte, eventos de Scrum, toma de decisiones o cualquier otra cosa.

Sin embargo, en general, las personas no somos tan buenos ni efectivos haciendo reuniones como nos creemos. Ya sea por tiempos, por falta de foco o por otras cuestiones, muchas reuniones pueden terminar con la sensación para los asistente de ser improductivas, demasiado largas o agotadoras.

Sean de lo que sean, aquí van cinco puntos sencillos que yo he observado que a la gente le suelen costar y que con sólo cambiarlos  pueden dar un vuelco a la sensación con la que sales de ellas.

Llegar a la hora

Empezar las reuniones de manera puntual es muy importante. Si estás convocado a una reunión a las 11:00 es para estar a esa hora y poder empezar. No te presentes cinco o diez minutos después, no fuerces que te tengan que ir a buscar o alegues que te queda mirar dos cosas y ahora vas.

Por muchas razones.

Es una falta de respeto. El tiempo de quien facilita la reunión y el de los que participan es exactamente igual de valioso para ellos que para tí el tuyo. Sí, también si eres jefe.

Estás robando tiempo al desarrollo de la reunión. Si la agenda está estructurada y por lo que sea deciden esperarte, estás robando tiempo a alguno de los puntos a tratar.

Da ejemplo. Es muy probable que cuando tú la convoques no te guste que ocurra lo mismo. Y si eres quien la convoca y llegas tarde … tienes doble delito.

Establecer el clima. Si la gente llega puntual y la reunión empieza a la hora, es más probale que cueste menos entrar directamente en materia. Si hay demasiado tiempo para la dispersión previa, se crean ciertas dinámicas que hace que se tarde más en encarrilar la reunión.

Terminar en hora

Si eres el facilitador de la reunión, establece una hora clara de fin de la reunión y haz todo lo posible para que se respete. No a todo el mundo le gustará que en ocasiones le pidas que finalice porque la reunión se va de hora pero, de nuevo, el tiempo de todos es muy valioso.

Las reuniones que se alargan más de lo debido teminan en divagación, en malas decisiones tomadas a útlima hora y además dificultan la agenda de quien puede tener otro compromiso a continuación.

Tener un orden del día y respetarlo

Esto a mí me costaba pero es algo que estoy empezando a incorporar.

Cuando tengo que reunirme con alguien, trato de tener apuntados ciertos temas que quiero tratar e intento que la conversación no se desvíe demasidado. Básicamente por lo mismo que antes: todos podríamos estar horas hablando pero se trata de llegar a algo.

Ni que decir tiene que si son reuniones periódicas y en un grupo medio o grande es especialemente importante respetar esto.

Respetar los turnos de palabra

Con esto soy especialemente insistente. Me preocupo mucho por que la gente no grite para robar el turno de palabra ni se tengan dos o hasta tres conversaciones en paralelo.

La experiencia me dice que si se permiten muchas interrupciones, estás permitiendo que el grupo de personas más extrovertido o el que tiene un caracter más fuerte o dominante monopolice la conversación. De esta manera se pierde información, estás dejando escapar el punto de vista de un sector importante del grupo y además la gente acabará la renuión agotada.

Escuchar

Parece evidente ¿eh? Pues no lo es tanto. Puedes ir a una reunión a vender tu idea, pero la conversación es realmente lo más importante.

Cuando digo escuchar no me refiero a oír, sino a una escucha activa. Prestar atención a lo que la otra persona dice de verdad y no estar pendientes símplemente a que termine para lanzar nuestro siguiente argumento.

Es fundamental estar abiertos a escuchar los argumentos del otro sin juzgar y ser capaz de sopesar ideas nuevas.

Para esto, la Comunicación No Vilolenta puede ser una buena herramienta.

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