La capacidad de comunicarnos de manera instantánea, especialmente en el ambiente profesional con aplicaciones como Slack, ha hecho a mucha gente perder el norte con el ritmo y la gestión de las comunicaciones.

Las notificaciones de aplicaciones como Slack pueden ser ladronas empedernidas del el foco y la productividad. Lo peor es que son micro interrupciones de las que muchas veces la gente no se da ni cuenta. Veo mucha gente que vive en un día a día lleno de interrupciones que ya no es capaz de reconocer. Como la historia de la rana dentro del cazo con agua al fuego, lo han ido incorporando a su flujo de trabajo de manera que ya ni siquiera ven la atención y el tiempo que les está llevando.

“Te he mandado un mensaje ¿lo has leído?”

Yo veo varios problemas en cómo se usan habitualmente estas aplicaciones.

Obligación instantánea

Muchas personas no se dan cuenta de que la posibilidad de recibir el mensaje de manera instantánea no implica la obligatoriedad de responder al momento.

Aprende a aceptar, seas el emisor o el receptor, que se dejar un mensaje en Slack y ser respetuoso con el tiempo del otro. Deja que sea esa persona quien gestione su tiempo para ver cuando atenderte.

Escribo y nunca me contestan

Esto tiene que ver con una de las respuestas que suelo recibir ante la propuesta anterior.

¿Y qué pasa si la otra persona siempre está con las notificaciones desactivadas o desconectado y no me contesta?

Para mí la solución en estos casos no es tomarte la justicia por tu mano, ponerte de pie a su lado y soltar uno de esos “¿te puedo interrumpir un momento?”. Entiende, por favor, que cuando haces eso ya has interrumpido. Tu tiempo, incluso si eres jefe, y tu atención, no son más respetables o valiosos que los del otro.

Lo que yo propongo en los casos en los que efectivamente alguien encuentra que nunca se le atiende o que otro miembro del equipo se aísla permanentemente es llegar a acuerdos.

Puedes proponer a tu equipo acordar, por ejemplo, unos tiempos por consenso en los que todo el equipo acuerda o bien estar disponible para los demás o bien interrumpir su tarea para atender mensajes que haya recibido antes.

Necesito que me respondas ahora

En mi experiencia la mayoría de las urgencias resultan no serlo tanto cuando se analizan un poco. Hablo por supuesto de interrumpir a alguien que se encuentre realmente concentrado en medio de una tarea, no de acercarse a alguien que está en un momento en el que es evidente que puede hablar.

En muchos casos, cuando después se ve que no son verdaderas urgencias, suelen responder a cosas como:

  • Mala planificación de las necesidades
  • Dificultad para gestionar la frustración o la ansiedad
  • Cierta falta de empatía
  • Falta de conciencia o desconocimiento del peso de las interrupciones (nunca menosprecies el impacto de interrumpir a alguien)
  • Una cultura instaurada de la interrupción constante (lo que cuesta más dinero de lo que nos damos cuenta)

Hay más posibilidades. Estas son sólo algunas ideas.

Obviamente que si se trata de una urgencia real hay que interrumpir y hay que atenderlas.

Sentido común y medidas sencillas

Una solución muy sencilla, que parece de sentido común, pero en la que a veces no caemos es simplemente no exponer todo el problema por mensajería reclamando solución sino simplemente pedir al otro que se reserve tiempo.

Si el acuerdo mutuo es claro, debería bastar un “cuando puedas avísame”. Sin embargo, para que una fórmula tan sencilla funcione es necesario que ambos interlocutores entiendan cuáles son las condiciones.

Emisor debe entender que la herramienta le brinda la posibilidad de que su mensaje se reciba instantáneamente y al mismo tiempo aceptar que puede ser gestionado de manera asíncrona.

Por su parte, el receptor, tiene que aprende a respetar su propio tiempo y apreciar lo valerosa que es su concentración. Debe tener claro que el hecho de que pueda recibir el aviso de manera instantánea no le obliga a gestionarlo de la misma manera.

Opciones físicas

Hay otras posibilidades para gestionar los tiempos de interrupciones como avisos luminosos, gorras, cartelitos u otras cosas que puedo comentar en otro artículo.

Para mí lo que no vale es un código que no todos usemos de la misma manera. Me refiero a cosas como si la gente está o no con los cascos puestos. Oigo este sistema muchas veces pero por ejemplo cuando trabajas en un espacio abierto puedes estar usando los cascos simplemente para aislarte un poco y aún así estar disponible para interrupciones.

Lo fundamental, en mi opinión, es que el código y el acuerdo sean explícitos, entendidos, aceptados y respetados por todos.